事業の規模に関わらず、IT化の普及によって様々な事がパソコンやスマートフォンで管理することが出来る様になりました。
顧客データの管理や機械の制御など、そのほとんどがシステムによって動いています。
IT化で大量の情報を処理することが可能になり、業務効率は飛躍的に向上しました。
今回はIT化に伴うシステム開発を依頼する際の注意点や、メリットデメリットを詳しく解説していきます。
システム開発とは業務の効率的な処理を行う為の専用の仕組みをつくる事を指します。
- スーパーなどのレジのシステムをより効率化するために構築するシステム
- 在庫一括管理のためのツールの作成
- 工数削減のために会計システムを開発する
- 顧客データの一元管理ができるシステムを開発する
- 出勤管理システムや顧客データ管理システムを作る
具体例としては上記のようなツールを業態に合わせて、カスタマイズしながら独自のシステムを構築することをいいます。
依頼の際の注意点
システム開発を依頼する際の注意点は以下になります。
- 開発システムの目的が曖昧なままプロジェクトがスタートしない
- システム開発の上限予算を明確にしていない
- システム開発・導入の納期を曖昧にしている/延ばせないことを伝えていない
- プロジェクト中のコミュニケーションが不足してしまう
- 見積金額の安さだけで選ばない
- 設計書のチェックを怠らない
- 開発後の運用・保守（トラブル解消やメンテナンスを含む）を自社で行うか・外注するか事前に決めておく
- 報酬の支払いタイミング、支払い方法を確認する
- 契約内容の認識が一致しているかを確認する
- 仕様変更やトラブル発生時の対応方法を明確にする
- 成果物の検収が行われるかを確認する
- 著作権や知的財産権の帰属を契約書に明文化する
システム開発のメリット・デメリット
業務の効率化をはかる為のシステム開発ですが、依頼する際に次にあげるメリット・デメリットを十分に考慮したうえで依頼するようにしましょう。
メリット
- 業務の効率化・コスト削減
- ミスの軽減
- 業務の属人化を防げる
- データを管理しやすくなる
- 整理・標準化され作業が簡単になる
- 人為的なミスが減り正確になる
- 手作業よりも業務スピードが上がる
メリットはミスなく業務を管理することが出来る為、指示書やマニュアル通りに使用すれば誰でも扱える点がメリットです。
また、業界によってのニーズや希望を取り入れる事が可能な為、使いやすいシステムになっている事が特徴です。
人為的なミスが少なくなるために、より仕事効率の向上が期待できます。
コールセンターの顧客の要望を管理するシステムやチャット機能の実装によって、よりスピーディーに問題を解決することも可能です。
デメリット
- システムの方向性が変わっても柔軟に対応できる分、当初のスケジュールとズレてしまう可能性
- 商習慣や自社の業務理解に時間がかかる。
- リリース後の機能追加や改修の都度、費用が発生する。
- 内製化よりもコストが高くなる可能性がある。
- コミュニケーションコストがかかる。
デメリットは納期の遅延、デモ作成の費用、コストアップの可能性、保守点検業務に費用が発生するなどのデメリットがあります。
依頼する業者にとっては、依頼元の業態についての知識が乏しく、出来上がったシステムが理想とするものでは無い可能性もあります。
簡単なシステム管理ツールであれば、開発済みのサービスを利用した方がコストも抑えることが可能です。
システム開発の依頼手順
- 自社の要件を明確にする
- 提案依頼書を作成する
- 開発会社からの提案をもとに、最適な会社を選定し、発注する
- 開発会社との契約を締結する
- 要件定義、設計、プログラミング、テスト、リリース、運用・保守といった一連の工程を実施する
- システムの納品～運用・保守まで
システム開発の依頼手順は上の順番で行います。
特に会社選びは重要で担当者との入念な打ち合わせが必要になってきます。
業務の効率化をはかる為のシステム開発において、ヒアリングをしっかりと行ってくれる業者を選定する事が重要です。
受託にてシステム開発を行います
お客様のニーズに合わせた最適なシステム構築を、専任のスタッフがヒアリングからご提案・開発までをサポートします。
WEB・DBシステム開発、業務管理システム開発など、受託にてシステム開発を行います。
お客様の業務ミッションの実現に向けて、的確なテクノロジーを組み合わせ、蓄積したノウハウを最大限発揮することで顧客企業のプロジェクト成功に向けて邁進致します。
システム開発につきまして、ご質問お見積もりございましたらお問い合わせ下さい。
